彰基員林醫藥材倉儲物流中心參訪心得
補給室組員 趙修華
一、前言
臺灣醫療產業在全球化下，醫療品質、醫藥材價格的競爭與日俱增，又因醫療環境與政策因素下，醫療物流供應鏈獨特的專業與限制，長期被忽略而造成醫藥材、空間及人力等相關成本較高，其效益相較於現代流通業較為落後1。臺灣的醫院基於供應鏈的需求與發展，醫院體系的物流供應鏈嚴重落後於企業組織的物流業。然彰化基督教醫院為首家實施國際間許多國家及組織已開始運作的「藥品優良運銷規範」（Good Distribution Practice, GDP），以共同採購整合物流發展出現代醫藥材物流，除各級醫院評鑑的評核外，更於2014年通過JCI（Joint Commission International）國際評鑑委員會的查核認證，成為台灣醫院發展物流供應鏈的學習標竿2。他山之石可以攻錯，藉由參訪其醫藥材倉儲物流中心有關驗收、倉儲、配送之智能化作業與流程，進而精進與改善醫院庫房管理之物料需求、存量管控、作業效率、安全配送及服務品質，以降低醫療運營及人力成本，為目前醫院朝向智能化管理及資訊再造目標之重點之一。
二、智能化倉儲物流中心之簡介
「彰基員林醫藥材倉儲物流中心」（以下簡稱「物流中心」）於1996年成立「人力化」物流中心後，陸續整合至2012年成為「智能化」物流中心，一樓為藥品庫、醫材庫、驗收區、理貨區、配送區、辦公室、簡報室、員工休息室及置物間等，二樓為重物倉及防疫戰備倉，合計地板面積共1,200坪。該物流中心隸屬「資材部」，設有「驗收組」負責藥品、醫材驗收及財產管理等業務；「倉管組」負責藥品庫、醫材庫、重物倉及防疫戰備倉等倉儲管理；「配送組」則負責院內及院外物流運輸配送作業，人力配置共有22人（含倉管及司機配送人員）3。
目前物流中心每日配送9家醫院、12個院區，每月須處理超過6萬筆以上的申請訂單，藥品庫存品項約1,000項，其中99.5%有GS1國際條碼；醫材庫存品項約400多項，院內自有條碼品項約有50%；另文具類不列入庫存品項，由各部門或單位自行辦理申購及驗收。另為滿足醫療作業需求，無論藥品或醫材均再產出院內所需的產品識別、品名、批號、效期等條碼資訊，俾利採購、庫存及帳務系統之用，並建立緊急調借配送到貨時間網，配送服務涵蓋彰化、雲林及南投等三大地區4。
2014年與廠商協同合作導入電子行動電腦「unitech PA700」之智能化行動手持裝置（以下簡稱「PDA」），各申請部門或單位在「醫院資訊系統」（Hospital Information System, HIS）設有庫存安全存量，前端醫療急診、門診、住院等系統直接連結庫存及帳務系統，並將Wi-Fi與HIS系統連結相關資訊導入PDA上，當醫療系統端完成「批價」後，庫存系統會自動進行「扣庫」動作，安全存量等於或低於系統所設定的請購點，主動向物流中心提出申請，HIS系統則在晚上12點會進行「結帳」，待「過帳」後第二天早上，新的訂單匯集至物流中心，由揀料人員利用PDA收集撥補訊息，進行揀料理貨作業1。有關物流中心之智能化行動物流系統架構如下圖所示：
資料來源：彰化基督教醫院體系物流中心參訪簡報資料（2017）
一般而言，倉儲物流中心在物流體系中扮演製造商與零售商之間的「中介角色」，具有訂單處理、進貨、入庫、暫存、分類、揀貨、流通加工、出貨、配送、銷售預測等功能，結合了「商流」、「物流」、「金流」與「資訊流」等四流，相互配合運作、規劃執行與控制商品的有效流通，並垂直整合上、下游行銷體系，目的在簡化整個行銷通路，降低商品的流通成本5。基本上，物流中心是通路變革的產物，其產生的通路效益有：（1）抑制商品價值減損；（2）提高物品的迴轉率；（3）集中處理，提高物流作業效率；（4）專業分工，提昇企業經營績效；（5）降低成本；（6）提高顧客服務績效、創造競爭力6。
彰基醫療服務體系透過物流中心，將驗收、倉儲、配送等作業進行專業分工及整合，每天穩定供應全醫療體系300個部門或單位之所需，可達成醫藥材營運的效益有2：（1）在流程面改善現場作業流程、電子簽收、產出自有醫藥材條碼及醫療耗用記錄追蹤等；（2）在作業面提高產品辨識的準確度、自動儲位導引的正確性及重要物品流向追蹤等；（3）節省有關驗收、上架、揀料、配送等動作時間及作業成本，以及提升工作效率；（4）在PDA設備操作上完全取代大量紙本及人工對點作業，使得作業趨向環保無紙化；（5）在PDA系統導入後的驗收及發貨錯誤率下降，提升整體物流系統的服務品質與效率；（6）原本用來作為倉儲的空間成本，可轉換為醫療空間活化使用收益；（7）創新醫藥材營運管理並培訓專業人才，以永續發展組織特色與服務品質；（8）引用物流中心的成功經驗及營運模式，可快速複製建置及擴展至其他醫療體系或單位。
三、驗收、倉儲、配送之作業流程
物流中心完全以醫院的角度來規劃，所有的流程、設施、標準作業程序（SOP）等，均以醫療作業及病患需求進行導入及設計，其相關作業的資訊功能及儲位導引都完整呈現在PDA上，並透過Wi-Fi與HIS系統即時連結導入行動化應用，使整體倉儲管理及作業效率大幅升級。現就其驗收、上架與儲位管理、揀料理貨及配送等作業逐一介紹與說明4：
（一）驗收作業
驗收時以智能化行動手持裝置（PDA）掃描物品上條碼，透過條碼識別來核對物品，同時在PDA上可顯現驗收產品的照片及入庫條件等重要資訊，確保物品數量及資料正確。另對無提供條碼的物品，PDA可於驗收時連結藍牙行動條碼印表機產出院內自有條碼，以供後續倉儲作業管理之用。如在到貨驗收異常時，藉由PDA連結至院內「採購電子商務系統」，可即時紀錄並同時通知供應廠商回應處置。
（二）上架作業與儲位管理
待驗收完畢的醫藥材進入倉儲理貨區，物品上架時先以PDA掃描條碼核對物品的驗收資料，確認無誤後系統將會依據物品料號分別作儲位引導，以利後續倉管作業與下架揀料時識別，以及提供批號、效期供讀取記錄的方便性。物品上架前再次掃描儲位上的條碼，確認存放位置是否正確，如不正確時PDA將會發出警告聲響顯示儲位錯誤之信息。
（三）揀料、理貨作業
揀料前揀料人員一定會先行掃描物流箱上的條碼，表示所揀出的物品都要放入此物流箱，如為整箱配送則會產出條碼直接貼在整箱上作為識別。此同為上架入庫的作業模式，PDA在掃描物流箱條碼的同時，系統亦會執行「儲位導引」，使下架揀料作業100%的正確。另外，每天彙整出各種醫藥材的出庫總量，全部集中放置在一個活動式「彙總儲架」，然後推至理貨區再行檢整物品，此與直接在儲架揀料相較下，將可節省90%以上的揀料距離及時間，可提升揀料效率及同時兼具雙重確認的功能。
（四）配送作業
揀整物品完成的物流箱會貼上申請部門或單位的條碼，並集中於各院區出貨暫存區等待出貨，並使用塑膠透明包膜將配送物品打包封膜，可避免在運輸過程產生震動而損壞物品，亦可增加物品的防潮及安全衛生。配送人員將物流箱送到指定的部門或單位後，以PDA掃描條碼，便可顯示物流箱內的物品及數量，再與收貨人員進行點收，如經點收正確無誤後，讀取員工識別證條碼完成簽收，單位人員使用物流箱板車推送至工作場所。
四、庫房管理之精進作法
醫院引進物流的觀念，將可簡化採購作業、減少倉儲空間及資金積壓成本等效益，而庫房管理業務甚為繁雜且對時效性要求高，在有限的人力配置下，為提高庫房管理的整體績效，唯有將管理業務全面資訊化始竟其功7。補給室庫房負責消耗性常備衛材、敷料、文具及經理品等物料之驗收、儲存、撥發及盤點等業務，平時供應臨床治療及各單位使用所需，惟在物料驗收、存量管制、物料查詢、揀料對點、週期盤點、退（換）貨及相關報表等作業，現行電腦系統尚未完全網路化、科技化及智能化，大多以人工作業耗費人力及時間，並囿於外在環境、軟硬體設施及人力啣補等因素下，尚有待解決與改善之難題，如「倉儲面積有限且無法擴充，以致儲架儲位不夠存放」、「貨物電梯無法專控使用，等待時間過長影響配送作業」、「存放物品儲架老舊生銹，有待淘汰報廢換新」、「儲架間走道空間狹小，經常發生人員、工作車互相碰撞情事」、「各儲備品項與數量揀料完成，實施人員對點作業後，仍有發貨錯誤發生」、「大量使用人工紙本作業，增加人力、物力成本，以及資源浪費」、「因空間有限未設置理貨區，人員直接在儲架上揀料，耗費時間及人力」、「外包人員流動性過高，無法即時啣補訓練，人力運用分配困難」等。故本文試從庫房管理有關驗收、倉儲、配送之實務運作上，提出下列具體作法及改善方案，期能提升庫房之管理作業及服務品質。
（一）庫房位於高樓層且儲存面積有限無法再擴充，造成各類儲備品項放置擁擠，走道空間狹小，揀配作業不便。如能將文具及經理類品項檢討出庫，改由各需求單位或成本中心自行辦理申購及驗收，以利現有空間進行改造及優化使用。
（二）現有物料儲架已逾使用年限且部分生銹變形，不敷現行揀配作業需求，宜編列預算汰舊更新儲架，重新規劃設計有關儲架排列、儲備區、重物區、小包裝區、條碼標示、儲位序號、走道空間、先進先發、揀料動線及頻率等事項。
（三）將文具及經理類出庫後的空間規劃設置理貨區，揀料時依各建物或樓層區域的出庫總量集中於「綜整儲架」後，推至理貨區再行檢整分類物品，相較現行每人依個別需求單位或成本中心的需求量揀料，可節省揀料往返的次數與人力。
（四）庫存管理系統在整合導入單一識別系統（UDI）之際，應依醫療作業及庫存管理等需求，設計產出院內所需之產品識別、品名、內容、效期等條碼，以及醫療耗用記錄等資訊，以利導入採購作業、會計帳務及庫存管控等系統，將可節省表單及人工作業成本。
（五）現行外包配送人力係由人事室統籌辦理勞務採購後再配置各需求單位使用，為求事權統一，人力調度靈活，可檢討洗衣工場辦理新的勞務委外採購時，將外包人力合併於勞務契約之配送人力，可收集中管理、統一調度及應付緊急事件之實效。
（六）目前醫院貨物電梯為各業管配送單位共同使用，因電梯等待時間過久而耗費時間。如將衛材、敷料及布服等物品集中合併於上班前、下班後或夜間時段由外包人力實施配送作業，可減少電梯的使用率及負載過荷，以及節省配送的時間及人力。
（七）庫房可定期對內部顧客（外包人員、本院技工人員等）及外部顧客（醫護人員、供應廠商、物流廠商等）實施服務滿意度問卷調查，或利用訪談、觀察、個案等質性分析，了解更深層的問題並謀改善之道，可有效地解決顧客抱怨及不滿意服務，以提升物流服務品質。
（八）庫房宜簽報陳核成立工作小組，專責協調相關業管單位開會討論，充分溝通及集思廣益各可行方法與策略，並考量醫療需求與實務現況，審慎評估其妥適性及經濟效益，適時導入創新的思維與方案，建置符合本院實需之智能化庫存管理系統。
五、結論
隨著新科技的快速發展，醫院的庫存管理已逐漸朝向高科技、資訊化及大數據方面的應用與發展，以降低醫療運營成本，減少不必要的人力、倉庫及醫藥材浪費，增加醫療空間活化利用，故整合與管理醫藥材供應鏈，已成為醫院經營的一大挑戰。彰基員林醫藥材倉儲物流中心在各種軟硬體配備皆投注相當多的人力、物力與時間，並將智能化精神落實於整個倉儲物流系統作業中，其長處、優點值得加以學習及借鏡，從小處著手、大處著眼做起，檢視現有資源、醫療作業及實務工作之需求，規劃出最適庫存管理模式或方案，以替代或輔助自己弱勢不足之處。目前醫院正啟動資訊系統再造工程，積極整合各需求端、作業端及管理端之意見，將依實際需求設置物料驗收、自動撥補、存量管制、物料查詢、借用調撥、抽查盤點及匯出資料等介面，建置屬於本院體系所用之智能化庫存管理系統，以精進物流配送的服務品質及創造屬於醫院新的亮點。
參考文獻
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3.彰化基督教醫院（2017）。彰化基督教醫院體系物流中心參訪簡報，彰化基督教醫院製作。
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7.陳楚杰（2001）。醫院組織與管理。台北市，合記。
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