醫院採購外包業務的最後一哩路

 

補給室主任　吳建成

組員　趙修華

一、前言

政府機關採購外包業務形成過程大致可分為三個階段：首先，「事前準備階段」為規劃設計及成本分析、編列預算及分析採購效益、訂定契約內容及規範、廠商資格條件及標的物規格等工作；再者，「開標決標階段」為開標作業使用價格標、限制性標或最有利標程序、決標後簽訂契約等招決標作業；最後，「履約管理階段」為有關外包業務的監督管控、品質管理、驗收付款、違約賠償等事項¹。目前在採購作業環節中存在「重招標、輕驗收」的現象，採購人員非常重視前端的招標準備工作，對標的規格與內容要求得十分詳盡，但在後端的驗收作業往往流於形式，造成採購標的質量下降，進而影響雙方的權益²。公立醫院為政府機關的一環，為因應龐大的醫療業務及作業需求，將部分事務性、非醫療核心的業務工作，透過勞動派遣或勞務承攬方式與外包廠商簽訂勞務委外契約，由外包廠商僱用人員至醫院服務。在勞務採購履約管理階段中，驗收作業係查驗採購標的符合契約規範與內容的重要環節，對外包廠商履約執行的階段性結果或最終結果進行查驗與評估，驗收人員負有最後把關責任，對履約結果的質與量進行驗收，以確保達成機關的需求與品質。故採購外包業務最後一哩路的「履約驗收」執行成效之良窳，將影響醫療的服務品質與工作績效。爰此，如何管控與運用履約驗收的機制與作為，實為醫院採購外包業務履約管理階段最為關鍵的課題。

 

二、政府採購之驗收作業程序

「驗收」（acceptance）係以定作人表示承認其給付於主要之點為符合契約之履行為受領者³，亦指廠商依據契約履行完畢，由交貨驗收單位會同接管或使用單位及監驗等人員，查驗契約標的之品質、數量、功能、時間、地點等行為⁴。驗收作業為政府機關採購契約履行階段之最後程序，用以決定廠商是否遵行契約之約定，完成工作之內容與要求，亦為危險移轉及價金給付之關鍵。驗收完畢後，採購標的有任何天災地變或人為因素造成損失的危險移轉由機關負擔，驗收完畢合格後廠商始能向機關請款⁵，而驗收除攸關擔負危險移轉的效果，亦產生下列的法律效果：（1）機關的付款義務；（2）決定保固期間的起算日；（3）決定廠商投保綜合保險義務的期間；（4）廠商報酬請求權消滅時效期間自驗收合格日起算；（5）履約保證金的發還等⁶。由此可見，驗收作業對機關與廠商的權利義務將產生重大的影響與法律效果。

我國政府採購係依政府採購法（以下稱採購法）及公共工程委員會（以下稱工程會）頒布工程採購契約範本所定驗收程序包含：（1）廠商之竣工通知；（2）機關會同監造單位或工程司及廠商確定是否竣工；（3）確定竣工後，機關即應於一定期間內辦理初驗及驗收⁷，復依工程會對政府採購驗收作業程序有關「工程竣工」、「初驗」、「驗收」、「驗收不符之處置」及「結算驗收證明」等規定⁸，分述如下：

• 工程竣工

1、廠商應於工程預定竣工日前或竣工當日，將竣工日期書面通知監造單位及機關。除契約另有規定外，機關應於收到廠商竣工書面通知之日起7日內，會同監造單位及廠商，依據契約、圖說、貨樣核對竣工之項目及數量，確定是否竣工。廠商未依機關通知派代表參加者，仍得予確定。

2、工程竣工後，除契約另有規定外，監造單位應於竣工後7日內，將竣工圖表、工程結算明細表及契約規定之其他資料，送請機關審核。

3、財物或勞務採購有初驗程序者，準用上開規定。

4、上開期限，其有特殊情形必須延期者，應經機關首長或其授權人員核准。

• 初驗

1、機關定有初驗程序者，應於收受全部資料之日起30日內辦理初驗，並作成初驗紀錄。上開期限，其有特殊情形必須延期者，應經機關首長或其授權人員核准。

2、機關承辦採購單位之人員（指機關辦理該採購案件最基層之承辦人員），不得為所辦採購之主驗人，或樣品及材料之檢驗人。

3、採購案訂有初驗程序者，其結果可作為正式驗收之用。倘初驗結果與契約、圖說、貨樣規定不符，機關應於紀錄載明初驗結果與不符情形，以及改善、拆除、重作、退貨、換貨之期限。

• 驗收

1、時程：（1）有初驗程序者，初驗合格後，機關應於20日內辦理驗收。如契約另有規定者，從其規定；（2）無初驗程序者，除契約另有規定者外，機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後30日內辦理驗收；（3）上開期限，其有特殊情形必須延期者，應經機關首長或其授權人員核准；（4）勿以缺預算支付廠商價金為由，拖延驗收日期。

2、參加人員及分工：（1）工程、財物採購驗收時，由機關首長或其授權人員指派適當人員主驗，通知接管單位或使用單位會驗。驗收人員不以派遣臨時人員擔任為原則；（2）驗收人員之分工，依主驗、會驗、協驗及監驗等人員規定事項辦理；（3）主驗人員宜為機關人事法規進用之人員。機關承辦採購單位之人員，不得為所辦採購之主驗人，或樣品及材料之檢驗人；（4）除法令另有規定外，機關辦理驗收，廠商未依通知派代表參加者，仍得為之。驗收前之檢查、檢驗、查驗或初驗，亦同。

3、程序與方式：（1）依契約、圖說、貨樣規定辦理驗收，並應規定製作驗收紀錄，由辦理驗收人員會同簽認。有監驗人員或有廠商代表參加者，亦應會同簽認；（2）辦理「工程、財物採購公用事業依一定費率所供應之財物」、「即買即用或自供應至使用之期間甚為短暫，現場查驗有困難者」、「小額採購」、「分批或部分驗收，其驗收金額不逾公告金額1/10」、「經政府機關或公正第三人查驗，並有相關品質或數量之證明文書者」、「其他經主管機關認定者」等驗收，得由承辦採購單位備具書面憑證採書面驗收，免辦理現場查驗；（3）勞務驗收得以書面或召開審查會方式辦理，其書面驗收文件或審查會紀錄，得視為驗收紀錄；（4）法令或契約載有驗收時應辦理丈量、檢驗或試驗之方法、程序或標準者，應依其規定辦理；（5）驗收人員對工程、財物隱蔽部分，於必要時得拆驗或化驗，上開拆除、修復或化驗費用之負擔，依契約規定。契約未規定者，拆驗或化驗結果與契約規定不符，該費用由廠商負擔，與規定相符者，該費用由機關負擔；（6）採購之標的，有部分先行使用之必要或已履約之部分有減損或滅失之虞者，應先就該部分辦理驗收或分段查驗供驗收之用，並得就該部分支付價金及起算保固期間。

• 驗收不符之處置

1、依驗收結果與契約、圖說、貨樣規定不符者，應通知廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨。

2、機關通知廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨，廠商於期限內完成者，機關應再行辦理驗收。上開限期，契約未規定者，由主驗人定之。

3、驗收結果不符部分非屬重要，而其他部分能先行使用，並經機關檢討認為確有先行使用之必要者，得經機關首長或其授權人員核准，就其他部分辦理驗收並支付部分價金。所支付之部分價金，以支付該部分驗收項目者為限，並得視不符部分之情形酌予保留。

4、驗收結果與規定不符，而不妨礙安全及使用需求，亦無減少通常效用或契約預定效用，經機關檢討不必拆換或拆換確有困難者，得於必要時減價收受。其在查核金額以上之採購，應先報經上級機關核准。未達查核金額之採購，應經機關首長或其授權人員核准。

5、機關辦理減價收受，其減價計算方式，依契約規定；契約未規定者，得就不符項目，依契約價金、市價、額外費用、所受損害或懲罰性違約金等，計算減價金額。

• 結算驗收證明

1、工程、財物採購經驗收完畢後，應由驗收及監驗人員於結算驗收證明書上分別簽認；勞務驗收準用之。

2、公告金額以上之工程或財物採購，除辦理「工程、財物採購公用事業依一定費率所供應之財物」、「即買即用或自供應至使用之期間甚為短暫，現場查驗有困難者」、「小額採購」、「分批或部分驗收，其驗收金額不逾公告金額1/10」、「經政府機關或公正第三人查驗，並有相關品質或數量之證明文書者」、「其他經主管機關認定者」等驗收之情形者外，應填具結算驗收證明書或其他類似文件。未達公告金額之工程或財物採購，得由機關視需要填具之。

3、分批或部分驗收，其驗收金額不逾公告金額1/10，採書面驗收者，於各批或全部驗收完成後，應將各批或全部驗收結果彙總填具結算驗收證明書。

4、機關應於驗收完畢後15日內填具結算驗收證明書或其他類似文件，並經主驗及監驗人員分別簽認。但有特殊情形必須延期，經機關首長或其授權人員核准者，不在此限。

5、廠商如有逾期履約之情形，覈實計算逾期違約金；未履約之項目，扣減契約價金。

6、廠商如有受領遲延，或不能確知孰為債權人而難為給付之情形，得依民法及提存法規定辦理提存。

綜上得知，政府機關採購驗收作業係以採購法及工程、財物採購契約範本所定驗收作業程序為主要依據，勞務驗收則準用之。由於工程及財物之採購為實體標的，可依契約、圖說、貨樣、尺寸、數量等規定，施以檢測、試驗、丈量等方式查驗之。然而，勞務採購驗收之標的，大多為無形之商品，或無法量測之服務，難以認定及量化其服務品質或履約結果，故契約文件有關管理措施、查核作為、監督機制、違約處罰等規定，將作為外包業務履約驗收之用。

 

三、勞務採購之履約驗收作業

政府採購法所謂採購係指「工程」之定作、「財物」之買受、定製、承租及「勞務」之委任或僱傭等，如採購兼有工程、財物、勞務二種以上性質，難以認定其歸屬者，按其性質所占預算金額比率最高者歸屬之⁹。其中勞務採購係政府機關依採購法辦理勞務委外方式採購外包業務，以契約形式取得廠商所提供之專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務¹⁰。

現行各政府機關除將所屬核心、公權力業務保留由機關正式人員辦理外，亦可視業務需要，依採購法辦理勞務之委任或僱傭，且支付對價，並以勞務外包、人力派遣或自然人承攬等方式進行¹。公立醫院依業務需求及工作特性，將部分一般性、事務性的工作，或非核心的業務，以最低標或最有利標進行勞務採購，即是以勞務委外採購方式進行，透過與廠商簽訂派遣或承攬契約，由廠商僱用勞工至醫院內部服務。醫院與廠商所簽訂勞務委外契約應詳加檢視與審查，其內容除勞動基準法及相關勞動法令之規定外，仍應將安全衛生、職災補償、就業歧視、工作事項、福利獎金、獎勵懲罰、資遣解僱等事項詳加約定，以作為履約管理之依據，可降低履約爭議與勞資糾紛，提升工作效率與服務品質¹⁰。

採購法規定製作驗收紀錄應記載下列事項，由辦理驗收人員會同簽認，監驗人員或廠商代表參加者，亦應會同簽認：（1）有案號者，其案號；（2）驗收標的之名稱及數量；（3）廠商名稱；（4）履約期限；（5）完成履約日期；（6）驗收日期；（7）驗收結果；（8）驗收結果與契約、圖說、貨樣規定不符者，其情形；（9）其他必要事項¹¹。有關辦理驗收之人員，其工作如下：（1）主驗人員為主持驗收程序，抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定不符，並決定不符時之處置；（2）會驗人員為接管或使用機關，會同抽查檢驗廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定不符，並會同決定不符時之處置。但採購事項單純者得免之；（3）協驗人員為設計、監造、承辦採購單位人員或機關委託之專業人員或機構人員，協助辦理驗收有關作業。但採購事項單純者得免之；（4）監驗人員為監視驗收之程序⁸。

採購外包業務首要工作為勞務採購契約的訂定，將相關招（投）標文件、開（決）標、議價紀錄等資料納入契約文件，如投標標價清單、決標金額、契約單價、規格表、聲明書、切結書、工作規範、作業規定、管理要點、勞工工作規則、職業安全衛生工作守則、人員需求配置、作業的時間及地點、記點罰款標準及紀錄、專責或綜合保險單據等，一併附於契約之中，以作為契約補充說明、監督查核與履約驗收之用¹。對勞動派遣或勞務承攬之履約驗收，依履約進度、期間等分期進行驗收，並得視案件情形，可採用書面驗收或召開審查會方式辦理，其書面驗收文件或審查會紀錄，得視為驗收紀錄⁸。因此，勞務採購契約及其相關規範之項目與內容，實為辦理書面驗收或召開審查會查驗之憑據。

 

四、履約驗收作業要領及注意事項

醫院辦理外包業務履約驗收作業，廠商應依契約內容、工作規範或作業須知等規定，提報有關服務項目、工作數量、作業時間、績效成果、到班記錄、薪資給付、加班領用、替代人力、獎金津貼、勞保健保、提繳勞工退休金、違約罰款繳納、設備保養記錄、安全衛生查核記錄及滿意度調查報告等紀錄或資料，以供查驗付款之用。惟部分業管單位對外包業務履約驗收作業仍未完全熟悉，驗收紀錄記載內容及事項，尚有誤植或疏漏之處。故就工程會有關招標相關文件及表格之驗收紀錄範本⁷（驗收紀錄所定格式僅供參考，各業管單位得視實際需要自行調整），說明其「表頭資料」、「基本資料」、「契約金額」、「契約變更或加減次數」、「驗收經過」、「驗收結果」、「改善、拆除、重作、退貨、換貨之期限」、「備註」、「驗收人員」，以及「結算驗收證明書」等作業要領及其注意事項，以供日後各業管單位在執行外包業務履約驗收作業之參用。

• 「表頭資料」為：（1）「驗收紀錄」可改為「書面驗收紀錄」，或保留原「驗收紀錄」字樣，另在「驗收經過」項上說明採用書面驗收之理由；（2）「訂購機關名稱」填入機關之全稱，不可使用簡稱；（3）「日期」為執行履約驗收年、月、日之時間；（4）「□全部/□部分」為【勾選□部分】係分期或每月辦理採購部分驗收事宜；（5）「地點」為現行履約管理之地區或作業服務之場所。
• 「基本資料」之各欄位：（1）「案號或契約號」填入勞務採購契約之採購登入號或流水編號等；（2）「廠商名稱」填入履約廠商公司名稱之全稱；（3）「標的名稱及數量摘要」填入標的及數量之名稱不宜過長，如為二個以上勞務事項合併採購，宜使用第一個勞務名稱加等○項勞務委外工作；（4）「驗收批次」填入第○次之驗收編號，俾利計算次數；（5）「採購金額」依採購金額級距：【100萬元以下，勾選□未達公告金額】、【100萬元以上至1,000萬元，勾選□公告金額以上未達查核金額】、【1,000萬元以上至2,000萬元，勾選□查核金額以上未達巨額】、【2,000萬元以上，勾選□巨額】；（6）「履約期限」填入此勞務採購契約之起訖時間；（7）「完成履約期間」填入此期間之末日或本月最後之日期；（8）「履約有無逾期」依履約期限之現況【勾選□逾期或□未逾期】，如有履約逾期之情形，可將逾期違約金及處理情形併記錄於「驗收經過」項上。
• 「契約金額」填入此期間或該月依規定完成施作或服務之金額，建議此欄位加大或增加欄位填入契約總金額、契約變更後之總金額，以及本期（月）履約驗收後各項請款費用加總之契約金額，俾利管控後續請款費用之作業。
• 「契約變更或加減次數」填入後續契約變更之案號、次數，以及增減項目、人力與金額等情形，並檢附變更契約之相關資料備查。
• 「驗收經過」應填入履約驗收之服務項目、工作數量、作業時間、工作成果、到班記錄、薪資給付、加班領用、替代人力、工作獎金、勞保健保、提繳勞工退休金、違約罰款繳納、設備保養記錄、安全衛生查核記錄等經過情形是否符合契約文件所規定之事項，並將上開記錄或文件附於履約驗收之結報資料備查。
• 「驗收結果」原文為【□與契約、圖說、貨樣規定相符】及【□與契約、圖說、貨樣規定不符及其情形】，可修改為【□與契約文件規定相符】及【□與契約文件規定不符及其情形】，並依實際履約驗收之情形【勾選□相符或□不符及其情形】，並說明其履約施作、工作服務、違約罰款等情形。
• 「改善、拆除、重作、退貨、換貨之期限」原則為空白，如兼有工程、財物之勞務採購，則有部分工程、財物之初驗與驗收之程序與作業，填入有關改善、拆除、重作、退（換）貨之處置情形及其處理期限等。
• 「備註」可填入另有契約文件所定其他重要事項或醫院要求配合事項，如外包廠商應提報工作計畫書、承攬協議與勞資安全會議、生命急救術教育訓練、消防安全與緊急疏散演練、服務滿意度調查與分析、醫療糾紛與爭議事件之處置等執行情形及其相關資料。
• 「驗收人員」由辦理主驗、會驗、協驗等人員會同簽認，監驗人員或廠商代表參加者，亦應會同簽認，或監驗單位符合程序採書面審核監辦；另如有上級機關派員監驗應會同簽認，或填入上級機關授權單位自辦之公文字號。
• 「結算驗收證明書」為業管單位得以書面或召開審查會方式辦理外包業務之履約驗收，並應於驗收完畢後15日內填具結算驗收證明書，由驗收及監驗人員於結算驗收證明書上分別簽認，經奉核加蓋機關印信；另未達公告金額之勞務結算驗收證明書得由業管單位視實際需要填具之。

勞務採購的履約驗收可依案件情形，採用召開審查會方式辦理，其審查會議紀錄之主要項目為：（1）「時間」為召開審查會之期日；（2）「地點」為召開審查會之場所；（3）「出席人員」為主驗、會驗、協驗及監驗等人員，以及廠商派出代表者與會；（4）「主持人」為主驗人員；（5）「驗收經過」為查驗履約驗收之服務項目、工作數量、作業成果、各式費用及記錄、違約罰款繳納等情形是否符合契約文件所規定之事項；（6）「驗收結果」為與契約文件規定事項相符同意驗收，或驗收與規定事項不符之處置等情形；（7）「其他事項」為查驗契約文件所定其他有關重要事項，或廠商應配合辦理之事項。

 

五、結論

醫院採購外包業務亦為政府採購的一環，其服務內容、品質及滿意度等，將間接影響醫療作業及整體服務品質。在履約管理階段中，驗收作業係查驗採購標的符合業務需求與品質目標之重要手段，由於外包業務履約驗收之標的，大多為無形的勞務服務而較難以查驗或量化，須以契約文件所定管理措施與查核機制等規範，以作為外包業務履約驗收之用。外包廠商依照採購契約內容、時程、標的確實執行，以及契約效果與服務品質的表現，均有賴於業管單位履約管理過程的監督與查核作為。職是之故，醫院在執行外包業務履約驗收作業中，各業管單位專責及驗收人員身負最後把關責任，除恪遵契約文件規定外，應確實執行適法允當，仔細查驗發現事實，以維護醫院最大權益，進而提升醫療的服務品質與工作效能。

 

參考文獻

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8. 工程會（2017）。行政院公共工程委員會－採購業務標準化作業流程及控制重點之「驗收作業程序說明表」。2017年8月，取自http://www.pcc.gov.tw/pccap2/BIZSfront/MenuContent.do?site=002&bid=BIZS_C10102463
9. 工程會（2017）。行政院公共工程委員會－政府採購法。2017年7月月，取自http://lawweb.pcc.gov.tw/LawContentDetails.aspx?id=FL000659&KeyWordHL=&StyleType=1
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11. 工程會（2017）。行政院公共工程委員會－政府採購法施行細則。2017年8月，取自http://lawweb.pcc.gov.tw/LawContentDetails.aspx?id=FL000660&KeyWordHL=&StyleType=1