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Q&A

一、公文發文(2875-7277)

公文發文

常見問題

正確作法

承辦人公文送文書組發文時,應該做那些處理。

1.依據長官批示意見修正文稿編輯,存檔後異動別選擇送總發文(函、書函)/送總發公告(e-mail、電子布告欄)毋須匯出,以便發文作業。

2.發文時公文及附件如涉及人名之身分證字號,如非需要請以陳○○A2210xxxxx代替,以維個人隱私,或以密件行文。

承辦人在使用電子簽核系統文稿編輯時,應特別注意之事項。

1.創稿前請至IFM300個人資訊維護作業是否編輯完善(務必留連絡電話)

2.數字編號請利用系統按鈕做格式設定,切勿自行繕打。

3.所有會議紀錄須新增發文稿面(函或書函),會議紀錄當附件,毋須繕打「奉准免用印信」及長官核示語,另配合電子化,受文者盡量以電子郵件寄發。

4.繕打正、副本地址時,請至受文者編輯內編輯資料,郵寄院外單位請將郵遞區號及地址編輯完善。

5.院內單位儘量以電郵方式發文。

6.副本之蓋印與正本同,抄件不必蓋印,但應標示「抄件」,承辦人於文稿編輯時,副本受文者不得為承辦人本人,個人應為抄件。

7.各單位公文陳核,務必依本院「分層負責明細表」規定,於陳核時,分別點選「一級主管決行」、「主任秘書決行」、「副院長決行」或「院長決行」等項次,切勿一律點選「主任秘書決行」,並請各決行者依規定核判,以符文書處理權責及原則。

承辦人對公文附件在送文書組發文時,應該做那些處理。

1.正本單位之附件,如有單位別,應分別整理完備附件,並以鉛筆於附件第一頁右上方加註『單位別』,以區分附件件之不同。

2.副本單位如需附件,請於受文者編輯內正副本稱謂,將最後一個受文單位後方加註(均含附件)。

3. 附件檔案大小未超過8MB者,請勿點選「上傳至附件下載區」,若超過8MB者,切勿把該區網址改成「如文」。

 

有關配合減紙運動,可多加利用之公文處理方式。

1.現有公文電子佈欄公布期基本為一個月,如有需要可加註登錄時間

2. 院內單位公文均以電子佈告欄及E-MAIL單位公務信箱為主,並儘量使用電子收發文,請各主管責成專人收辦。。

3.發至全院同仁之郵件,請陳核主秘以上長官核批後,可送文書組代為發文。

公文郵寄時的選擇方式,應如何選擇?

1.涉及與法相關的公文,或附件加含收據及各類有價證券等,可用掛號郵寄。

2.開會通知單一律依時效得以限時專送郵寄。

3.重要有時限公文需使用快遞時,或非公文項目,請各單位自行以一般費用支出申請。

 二、公文收文(2875-7032)

公文收文

常見問題

正確作法

公文處理時效的起算日期為何?

公文登入日後一日

公文時效將屆未能完成應於何時填展辦單辦理展期

1-2

先存查後續辦之公文應於何時辦理完成

應於存查後7-14日內完成創稿發文作業

公文退文改分要如何處理

填寫來文改分單或先與文書組收文連絡後再退文

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、監印(2875-7032)

監印

常見問題

正確作法

任何文件蓋用印信,需經機關首長或依分層負責規定授權各層主管如何才可用印?

1.簽呈、函稿或蓋用印信申請表,除函稿外,其餘表單請詳註用印張數、種類及用印文件名稱,長官判發後使可至文書組用印。

2.如因情況特殊、時間緊迫,得由一級主管代行,再行補陳。

機關首長因故不能視事,由代理人代行首長職務時,其機關公文,除署首長姓名註明不能視事事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註什麼?

代行。

蓋用印信申請表要到何處下載?

本院首頁/文書檔案專區/文件下載

蓋用印信申請方式?

1.公文附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定,請承辦人要特別標示清楚。

2.使用電子文方式申請用印者,請將簽呈點選「送總發公告」至文書組用印。

四、文件複印(28712131-3259)

文件複印

常見問題

正確作法

申請油印文件,應多少張數以上始可申請?又應預留多少印製時程

1.申請油印文件,超過200張以上,得請文書組以油印方式為之,並依規定填寫申請單,經主管(病房由護理長)簽章,始得送印。200張以內,請自行影印。

2.表單油印作業,需俟公文印發空檔執行,故以二個工作天為原則,並視油印作業排程而定,請各單位預留印製時程。

送印之公文、表單等文件頁面,應注意哪些事項?

1.文件頁面應保持整潔,勿有黑點、不明線條、釘孔印痕等。

2.送印資料如背景圖片或網底背景,應注意版面是否過黑,以避免印製後文件文字不清,及油墨浪費,以及版面不潔。

五、郵件收發(28712131-2265)

郵件收發

常見問題

正確作法

信件及包裹收件人,應清楚書明哪些個人資料?

 1.請協調寄件人詳註收件人之姓名、地址、服務單位、辦公室電話,方便信件即時轉達,公、私務函件寄出時,為免退件時無法判分,亦請比照辦理。

2.信件及包裹若因收件人資料不全,耗時查詢及招領,以致過期或損毀時,由收件人自行負責。

與國外通訊之外文信件,應注意及配合事項?

1.請協調寄件者,對收件者英文信名字能與本院員工目錄查詢系統一致。

2.如與院內系統不一致時,請先提供收件者英文名字送文書組建檔轉發。

3.收件人不明之外文信件,E-mail全院同仁公告招領,一週後無人領取,即退回郵局處理。

六、檔案管理(2875-7278)

檔案管理

常見問題

正確作法

機密公文歸檔需注意哪些事項

1.承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封。

2.詳實填註封套封面欄位。

3.專用封套封口處簽章。

4.檔案管理人員點收機密文書時,僅得依封套上記載事項檢視,不得拆開封套;封套上記載不全者,應退回補正。

機密專用封套上之來文、收文字號、單位創稿文號或本院發文字號,如何填寫

1.來文字號:請填寫院外來函上之公文字號。例:輔人字第10000123123號。

2.本院收文號:請填寫白色條碼上之數字。

3.單位創稿文號:請填寫公文創稿文號,回覆來函同文同號者請填寫總收文號。

4.本院發文字號:由文書組填寫。

辦理機密文書歸檔,案由應如何填寫

案由登錄應扼要表達案件主旨或事由之文字,並避免洩漏機密內容或名稱。例:林○○訴訟案。

機密檔案專用封套上之頁數、件數、附件數如何計算

1.頁數指封套內所承裝檔案之總頁數,當檔案件數超過1件時,其頁數得個別著錄或加總著錄。

2.件數指封套內所承裝檔案之總件數,每1件公文號為1件,若併2案為2件。

3.附件數指封套內所承裝檔案之附件數量。

可否以機密檔案之保存年限作為解密條件之依據

1.保存年限不因機密檔案或一般檔案而有不同。

2.保密期限者指依機關業務或職掌,於公務機密之維護,有必要保密至一定期限或成就解密之條件。(未填寫解密條件者,每年需辦理檢討解降密事宜)。

3.解密條件日期請勿填寫大於保存年限之日期。

他機關來文之機密文書,業註明密等及解密條件或保密期限,若已符合解密條件,是否可逕行註銷機密等級

解密條件已屆解密日期或為「公布時解密」、「工作完成或會議終了時解密」等情形,若解密條件成就(承辦人依據該項業務確認已符合解密條件並提出佐證資料),即可依文書處理手冊第73條規定,填具註銷紀錄單,送文書組辦理後續事宜。

 

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