目    的

為使醫療設備維修保養作業能順利執行，特訂定本管理要點。

範    圍

本院區及東院區

依    據

「臺北榮民總醫院醫療儀器管理規範」

「臺北榮民總醫院醫療儀器管理計畫」

作業內容

 維修作業規定

• 凡本院採購之醫療設備，不論保固期截止與否，故障時均應依請修作業規定，由院內工務請修系統輸入請修單並通知醫學工程部處理。（醫學工程部未完整運作前，暫由原工務室醫學工程組之請修功能下運用）相關申請方式請參照「臺北榮民總醫院請修、請領、管理電腦化作業」辦理。
• 設備故障請修方式分為普通及緊急請修作業:
• 普通請修作業:經由工務請修電腦作業系統叫修（一般性）。
• 緊急請修作業:採電話直接聯絡醫學工程部、承辦人並於事後補輸入電腦請修單以利建檔管理。
• 請修單應由單位主管或指定代理人輸入，俾使送修單位能掌握設備之送修狀況
• 設備如需由承商攜回修復、保養或校正，應經使用單位及醫學工程部相關承辦人共同認可後，廠商並簽認後，方可攜離本院。
• 凡簽訂維護契約之設備尚需依契約條文規定為管理依據，惟設備故障時應把維修工單送至單位及醫學工程部相關承辦人，以利契約履約管理追蹤。
• 設備維修依據醫療儀器維護作業準則辦理。

保固處理規定：

• 本院採購之醫療設備，於保固期間（新購設備於保固期間，履約管理單位為採購需求單位及補給室）其因正常使用造成之故障，將依補給室契約辦理保固；由使用單位直接洽設備廠商處理並知會醫學工程部相關承辦人，如遇雙方爭執或特殊情形設備廠商無法修復者，醫學工程部將協助瞭解處理。
• 本院採購之醫療設備，於保固期間，其因正常使用造成之故障，設備承商應負責免費修復，含零件、材料與工資。
• 醫療設備係包括醫療用儀器、器械、設備、製品、器具等儀器設備，但消耗品及事務用品除外。
• 設備保固期除採購契約另有規定外，應自驗收完成日起計算三年。
• 維生、貴重醫療儀器及業管人員列管設備於保固期內，須依臺北榮民總醫院新購醫療設備查驗規範執行定期維護，保養及維修工單需由使用單位簽認，並交醫學工程部相關承辦人確認。
• 自然使用造成之故障係指非由以下原因所引起之故障 ：
  • 地震、火災、水災、颱風、戰爭、能源等因素造成地區性災害。
  • 人為因素，包括不當保管與使用、遭盜竊破壞。
• 如該設備故障頻繁，或其總停機累計時日超過七日者（需醫學工程部協助介入者），則建議使用單位得向廠商尋求延長保固以維護本院權益。

洽商處理規定:

• 如設備經本院醫工承辦人研判無法自行修復時，得向原廠或尋商委外修復。
• 尋商處理以向原廠洽處為原則，如需向其他廠商洽商設備維修或保養，應先確認該廠商之維修能力，如相關檢修或服務人員是否具有原廠受訓證明。
• 如設備以委外維修保養時，醫學工程部與設備承商之聯繫應採電話記錄、傳真、電子郵件、社群通訊軟體或發文方式，以做為憑證。
• 承商如被本院相關人員叫修通知三次以上，而未做任何處置，使用單位（保固屆期後由醫學工程部相關承辦人）應正式發函通知設備承商，並副知醫學工程部、使用單位、補給室。於採購會簽時，將上述不良紀錄列入採購相關資料，將該承商列為不優先考量採購之廠牌或廠商。

自我修護規定：

• 醫療設備於保固期期滿，後續之保養、檢修工作原則由醫學工程部派員處理、修護，如因實際維修能力與人力未能執行時，則由使用單位洽商取得報價，並簽請預算委外執行維修保養，由醫學工程部準備相關採購文件辦理採購事宜，後續執行履約管理相關工作。
• 如本院相關人員無法自行修復而洽商維修，則該維修費用（包括零件材料及工資）應依本院主計申報作業，辦理申請和支付事項，相關費用由使用單位於其成本中心相關會計科目項下支應。
• 經判定需緊急維修者（如有立即影響病人安危），如遇有時效或特殊臨床急需，醫學工程部無法適時派員或無材料處理，而必需洽商至本院做立刻搶修處理者，均需先知會醫學工程部承辦人之後再予執行，並於事後補辦緊急請修手續簽准作業手續，否則均須醫院規定，申請奉核後方可辦理責商修護事項。
• 需緊急維修之個案係指四十八小時內未處理會影響醫療作業者。

醫療儀器維護作業準則：

• 本院自購之醫療設備維修費用超過原購價金一半以上，如設備已逾財產使用年限，原則以無修復價值建議報廢處理。
• 維修報價超過十五萬元以上則依政府採購法規定，辦理招標、履約管理及驗收作業，使用單位應基於財產管理與使用者角度從旁監督，並於修復後負責使用測試，並於測試報告單填具驗收結果。
• 設備維修如元件是以舊換新或更換新品（如電路板等元件），需保固乙年，特殊元件可採保證次數或其他原廠特定規定辦理(原則依據原廠所指定之方式辦理)。
• 維修高單價物品估價：承商需檢附代理證明、中文代理證明說明及原廠估價單做為憑據。
• 維修貴重設備且維修費逾新台幣15萬元時，醫學工程部承辦人得於招標文件要求承商需檢附進口報關單、關稅收據證明、輸入許可證等文件，以做為驗收之條件。
• 維修新型機種，經確認為保固期設備(除非人為損壞)，一律由銷售廠商負責修復，若廠商拒修則將該廠商依契約與政府採購法相關規定處理。
• 汰換之零件處理：設備汰換之元件，均由醫學工程部承辦人暫置存放三個月(以舊換新或契約規定除外) ，以利日後稽查。
• 維修案紀錄內容：需有醫療設備財產編號、發票日期、請修令號、更換零件名稱、議價前後金額與簽案日期，全部存檔。
• 維修作業準則：緊急請修單：四小時內進行處理。普通請修單：一至三天處理
• 合約保養原則：

保養工單資料：含定期及檢修工單、保養相關圖片（含保養標籤粘貼）拍照彙存於醫學工程部承辦人處。

• 年度期付時需檢附年度保養狀況書保養。
• 廠商須將上列文書電子檔一併繳送醫學工程部承辦人。
• 維修工時認定：維修工時需經使用單位及承辦人員簽認。
• 維修或保養契約申請和承辦過程如下：

1. ​勞務契約採購申請：由使用單位提出勞務契約採購需求，並依廠商報價簽核預算。
2. 評估事宜：

• 首先評估該機的用量。
• 該機原購價及購置日期。
• 評估去年一整年的維修狀況、所更換零件和總共所花費金額、工時為成本分析依據。
• 再核對該設備原始購建價格，與廠商維修或保養報價之比例是否合理。

​       3.設備報廢：設備超過使用年限且已無維修價值為基本判定依據。

• 研究計劃之維修案：費用未達採購公告金額1/10以下由使用單位簽辦，醫學工程部為會辦單位。逾公告金額1/10則透過正式預算簽奉核准後，由醫學工程部接續辦理。
• 輻射元件更換所有作業，均須經會輻射安全委員會通過後才可處理。且房舍安全和輻射安全，統請該廠商輻防人員或委外測試報告核可後，才行辦理維修或驗收事宜。
• 更換X-ray Tube後其輻射安全一定要有輻防人員測試安全報告書。
• 設備採購如牽涉房舍修繕事項必須付工程項目範圍，以利必要時之採購預算分析。
• 醫學工程部承辦人辦理各項維修與保養案件，其發票黏存單之驗收人應由使用單位認可簽證。
• 若遇台灣無代理或經銷商可進行設備維修時，仍需由醫學工程部相關承辦積極向國內尋商維修。若台灣無法維修需送國外處理時，如設備已超過使用年限建議以報廢處理為原則；若使用單位斟酌確有必要處理維修，則需依規定辦理奉准後設備使得離院。
• 如維修或保養之零部件為完整，且獨立具有一定功能性者，因涉及財產延長使用年限的可能，故需以資本支出方式簽請預算，並移案由補給室辦理採購。
• X-ray球管或探頭換新屬財物採購由補給室辦理採購，醫學工程部以維修為主，驗收時參予協驗，使用單位則為會驗。
• 機器Up-Grade(舊機新功能提升)如廠商需有費用，此涉及設備因而獲得延長使用的可能，則此種情形符合設備延長使用，則應由使用單位編列預算交由補給室辦理。
• 維修程序原則是先打請修單，經醫學工程部承辦人評估需委外維修時，則憑請修單併估價單陳請長官核可後，才可進行維修或保養作業，如遇緊急狀況採購作業趕辦不及，仍需依採購法相關規定，至少需先簽報核准再執行維修或保養，且同時補辦與廠商之採購程序。
• 儀器驗收後，需有驗收日期證明(或參閱財產單)，據以確認已過保固期，保固期是以整體驗收完成後算起，並非裝機日。
• 各項契約需訂有罰則，以保障本院權益，如為設備維護保養勞務契約，則每期付款時承辦人需檢視保養資料，確認承商依約執行設備保養(預防保養次數紀錄、日期、內容等)，資料完整後再陳報辦理付款，發票驗收由使用單位蓋章確認。
• 跨年度執行或履約案件預算保留辦理方式：每逢跨年度，需依契約執行月數，簽奉核准保留當年預算數，次年併案辦理結算。
• 如遇配合工程，該案牽涉水、電、消防、房舍改建、蒸汽、空調、氣體時，把該案影印分送各專責單位審查、續辦為原則；需各專責單位專業分工並協作。
• 維修設備需同時有兩家廠商同時處理時，原則統一辦理採購由費用占比最高的廠商為主包。
• 物品廠商帶回修理或使用單位領物品回去時，一定要填寫帶回工務請修單或本室簽條為送回與取回憑據。
• 廠商估價單上需蓋公司章或公司報價章。
• 採購勞務委外契約，履約期以2至3年為原則得視需要增減，仍需留意物價波動情形：

1. 公告金額以下之採購以公開取得報價單議、比價辦理為原則。

2. 公告金額以上之採購以公開招標方式辦理為原則。

3. 若代理商更換公司名稱時，須視為成立新公司應重新議價，尤其遇到契約有新舊公司名稱交替過渡時期，應注意所開發票公司名稱是否符合。]

4. 契約付款，除契約另有規定外否則以每半年付款乙次為原則，付款時不得憑契約直接付款，須先以「工務申請核准書」簽會使用單位及相關單位，奉准後再憑發票結報付款。

醫療儀器保養：

    保養分級

4.4附則：

4.4.1本要點4.1至4.3節為醫療設備維護之管理，同時適用於保固期及非保固期所發生之故障叫修，惟維修費將視故障狀況由本院核支。

4.4.2凡保固期間因非自然使用造成之故障，如經使用單位、工務室或監辦單位共同簽認，方得由本院核支零件材料費。

4.4.3醫療儀器或器材相關之任何非期望事故，導致病患或醫護人員死亡或傷害，除進行必要之急救外，當事人或相關人員應儘快通知主管單位及維修單位依「臺北榮民總醫院醫療儀器危機管理計畫」完成相關後續處理，並保持事故發生時之現場，以利瞭解事故之成因；前述所謂非期望事故，係指醫療儀器原設計之期望功能以外之狀況，因設計瑕疵、製造瑕疵、裝機測試不當，以及不當技術服務等所造成之負面品質問題，包括人員傷害、設施損壞、財務損失及環境品質劣化等。

4.4.4設備風險分類依據「臺北榮民總醫院醫療儀器管理計畫」分類，設備依風險等級執行相關保養，詳細保養週期依「臺北榮民總醫院醫療儀器二級保養週期表」，低風險設備(僅需執行一級保養)詳如「臺北榮民總醫院醫療儀器一級保養儀器清單」。

4.4.5本管理辦法應公告於醫學工程部佈告欄，使設備承商周知。